Comment Les Frais Kilométriques Payés Par L’Employeur Sont-Ils Imposés

✅ Les frais kilométriques payés par l’employeur sont exonérés d’impôt s’ils couvrent uniquement les dépenses réelles de déplacement professionnel.

Les frais kilométriques payés par l’employeur correspondent au remboursement des dépenses engagées par un salarié lors de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre professionnel. En matière fiscale, ces remboursements peuvent bénéficier d’un régime particulier. Ils ne sont généralement pas imposables lorsqu’ils respectent les barèmes officiels publiés par l’administration fiscale. En revanche, les montants versés au-delà de ces barèmes peuvent être considérés comme des avantages en nature et donc soumis à l’impôt sur le revenu.

Nous allons détailler le régime fiscal applicable aux frais kilométriques remboursés par l’employeur, expliquer comment ces frais sont calculés, quelles sont les règles pour qu’ils restent non imposables, et quelles sont les obligations des salariés et employeurs pour une déclaration conforme. Vous découvrirez également des exemples concrets et des conseils pour optimiser ces remboursements dans le cadre professionnel.

Le régime fiscal des frais kilométriques payés par l’employeur

Les frais kilométriques représentent les dépenses liées à l’utilisation du véhicule personnel d’un salarié pour les besoins de son activité professionnelle : déplacements entre le domicile et un lieu de travail hors trajet habituel, réunions, visites clients, etc.

Le barème fiscal des indemnités kilométriques

L’administration fiscale publie chaque année un barème officiel qui permet de calculer un montant forfaitaire de remboursement en fonction du nombre de kilomètres parcourus, de la puissance fiscale du véhicule, et de la distance totale parcourue dans l’année.

• Ce barème permet à l’employeur de rembourser les frais de véhicule sans que ces sommes soient considérées comme un revenu imposable pour le salarié.
• Si le remboursement respecte ce barème, il est totalement exonéré d’impôt sur le revenu. Le salarié ne déclare donc pas ces sommes.
• Pour les sommes remboursées au-delà du barème, la part excédentaire est considérée comme un avantage en nature, imposable et soumise aux cotisations sociales.

Exemple de calcul selon le barème 2024

Supposons un salarié qui a parcouru 10 000 km avec un véhicule de 5 chevaux fiscaux. Le barème 2024 prévoit pour cette catégorie :

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Dans ce cas, l’employeur peut rembourser jusqu’à 4 850 € sans imposition pour le salarié.

Comment déclarer les frais kilométriques remboursés ?

Pour le salarié

• Lorsque les remboursements respectent le barème fiscal, le salarié n’a pas à déclarer ces sommes dans sa déclaration annuelle de revenus.
• Si le remboursement dépasse le montant correspondant au barème, la part excédentaire doit être ajoutée aux salaires bruts et déclarée fiscalement.

Pour l’employeur

• L’employeur doit justifier les remboursements par un rapport détaillant les déplacements professionnels (date, trajet, kilométrage).
• Les remboursements effectués selon le barème sont exonérés de cotisations sociales.
• La comptabilité de l’entreprise doit tenir compte de ces remboursements pour le calcul des charges sociales.

Conseils pour optimiser les frais kilométriques

• Conserver tous les justificatifs (notes de frais, carnets de route)
• Utiliser systématiquement le barème fiscal pour fixer le montant des indemnités
• En cas d’utilisation fréquente du véhicule personnel, étudier l’opportunité d’un véhicule de fonction, parfois plus avantageux fiscalement
• Pensez à vérifier périodiquement le barème publié par l’administration fiscale. Il évolue chaque année.

Les modalités pratiques et obligations pour une déclaration correcte des frais kilométriques remboursés

Pour bien comprendre l’imposition des frais kilométriques, il est essentiel de respecter certaines modalités pratiques et obligations légales lors de leur déclaration. Ces étapes garantissent que le traitement comptable et fiscal se fasse dans les règles, évitant ainsi d’éventuels redressements ou litiges avec l’administration fiscale.

1. Tenir un journal de bord précis

Le point de départ est souvent la gestion rigoureuse des déplacements effectués par le salarié. Voici ce que ce journal de bord doit contenir :

• Date de chaque déplacement
• Motif du déplacement (professionnel, rendez-vous client, formation…)
• Lieu de départ et lieu d’arrivée
• Distance exacte parcourue (en km)
• Mode de transport utilisé (véhicule personnel, deux-roues, etc.)

2. Calculer le montant remboursable à l’aide du barème officiel

Le remboursement doit s’appuyer sur le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte :

1. La puissance fiscale du véhicule (CV)
2. Le nombre total de kilomètres parcourus dans l’année

Le tableau ci-dessous illustre un exemple simplifié tiré du barème 2024 :

3. Les obligations déclaratives de l’employeur et du salarié

Selon la nature du remboursement, la manière de déclarer diffère :

• Employeur :
  • Doit intégrer les remboursements dans la fiche de paie selon le régime applicable
  • Si le remboursement excède le barème, la portion excédentaire est considérée comme un avantage en nature imposable
  • Déclaration via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) en précisant le type de remboursement
• Salarié :
  • Ne doit pas déclarer les remboursements dans sa déclaration de revenus si ceux-ci respectent le barème
  • En cas de remboursement forfaitaire ou excédentaire, il doit intégrer la partie imposable dans ses revenus
  • Peut opter, sous certaines conditions, pour la déduction des frais réels en fournissant un justificatif rigoureux

4. Les contrôles indispensables pour éviter les litiges

L’administration fiscale peut procéder à un contrôle sur pièces ou sur place. Voici quelques recommandations pour être en règle :

• Conserver le journal de bord et les justificatifs (factures carburant, entretiens, etc.)
• Respecter scrupuleusement le barème kilométrique applicable
• Tenir à disposition les éléments écrits de la politique interne de remboursement
• Informer régulièrement les salariés des règles en vigueur et des pièces à fournir

Questions fréquentes

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